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Der Antrag

 

Leitfaden: 14 Schritte zur Förderung

Der Leitfaden begleitet Sie von der Konzeptidee über den digitalen Antrag bis zum Verwendungsnachweis.

 

Vor der Antragstellung

1. Entwickeln Sie eine Projektidee, am besten ausgehend von einer konkreten Bedarfslage einer bestimmten Zielgruppe mit besonderem Förderbedarf. Kommen Sie mit potentiellen Kooperationspartnern ins Gespräch (Kulturakteur, Kommune, Kultur, Bildung, Jugend, Soziales). Überlegen Sie gemeinsam, wie Sie die Zielgruppe begeistern und für eine Teilnahme gewinnen können.

2. Nutzen Sie bitte die Informationen auf der Kulturkoffer-Homepage (Förderhinweise, Ausschreibung, FAQ) und die Antragsberatung durch die Koordinierungsstelle. Das Team der Koordinierungstelle unterstützt Sie gerne bei der Erstellung des Antrags und des Ausgaben- und Finanzierungsplans – sprechen Sie uns an!

3. Finalisieren Sie Ihr Projektkonzept gemeinsam mit Ihren Kooperationspartnern, am besten unter Beteiligung der Zielgruppe. Legen Sie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Kooperationspartner und Projektbeteiligten fest (wir empfehlen den Abschluss eines Kooperationsvertrages) und erstellen Sie gemeinsam einen möglichst realistischen Ausgaben- und Finanzierungsplan (bitte nutzen Sie ausschließlich diese Excel-Vorlage!) für Ihr Kooperationsvorhaben. Die eingereichte Kalkulation ist im Fall einer Bewilligung verbindlich. In der Regel werden zur Förderung empfohlene Anträge in der Höhe bewilligt wie beantragt. Die Einzelpositionen müssen für Dritte nachvollziehbar sein, deshalb bitte die jeweilige Berechnungsgrundlage in der mittleren Spalte aufschlüsseln und erläutern. Gerne prüfen wir Ihre Kalkulation für Sie vor, bevor Sie Ihren Antrag einreichen. Der Ausgaben- und Finanzierungsplan muss erst auf dem Ausdruck von der/dem Vertretungsberechtigten unterschrieben werden.

4. Klären Sie, wer für die antragstellende Einrichtung vertretungsberechtigt ist und den Antrag rechtskräftig unterschreiben darf. Antragsteller in öffentlicher, bzw. öffentlich-rechtlicher Trägerschaft müssen mit dem Papierantrag eine schriftliche Erklärung einreichen, wer Rechtsträger und Vertretungsberechtigte/r der Einrichtung ist, bzw. wer den Rechtsträger im Rahmen des Förderprogramms Kulturkoffer vertreten darf (ggf. Vollmacht einholen). Eine solche Bestätigung oder Vollmacht auf offiziellem Briefpapier ist auch für andere Antragsteller empfehlenswert, aber nicht obligatorisch.

5. Als Vorabinformation und Ausfüllhilfe zum Antrag nutzen Sie bitte die Antragsformularübersicht mit Ausfüllhinweisen, die das digitale Antragsformular inklusive der Hinweise in den Infoboxen abbildet. Es erleichtert das Ausfüllen des digitalen Antragsformulars (siehe Anleitung Digitale Antragstellung: Schritt für Schritt), wenn Sie die Angaben für den Antrag in einem Textdokument vorbereiten und bewahrt sie gleichzeitig vor eventuellen Datenverlusten. Per „copy und paste“ können Sie auf diese Weise alle Inhalte schnell und einfach in das Formular übertragen. Im Onlineformular erscheinen die Infoboxen mit Ausfüllhinweisen neben den einzelnen Formularfeldern, wenn Sie mit dem Mauszeiger über das auszufüllende Feld fahren.

6. Wenn Sie die Eingabe im Onlineformular zum Zwischenspeichern unterbrechen wollen, scrollen Sie an das Ende des Antragsformulars (S. 2) und setzen Sie einen Haken bei „Meinen aktuellen Arbeitsstand speichern und später weitermachen“. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie die Eingabe durch einen Klick auf den Button „Formular sichern und später weitermachen“. Nach dem Absenden wird Ihnen ein Link an die eingegebene E-Mail-Adresse geschickt, der Sie wieder zu Ihrem Antrag bringt, den Sie nun weiterbearbeiten können. Bitte achten Sie auf die korrekte Schreibweise Ihrer E-Mail-Adresse, da Ihnen sonst kein Link zugehen kann. Um Time-Out-Fehler zu vermeiden, sollten Sie das Online-Formular möglichst zügig bearbeiten und Eingaben zwischenspeichern.

7. Laden Sie Dokumente erst unmittelbar vor dem Abschicken den Antrags hoch (Ausgaben- und Finanzierungsplan). Vor einer Zwischenspeicherung bitte keinen Dateiupload vornehmen, da dies zu Fehlermeldungen führen kann.

8. Um den Antrag bei der Koordinierungsstelle einzureichen, klicken Sie auf den Button „VORSCHAU“. Sie erhalten dann noch einmal alle Angaben in der Übersicht. Bitte prüfen Sie Ihre Angaben und Anlagen sorgfältig auf Fehler, Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den Angaben im Ausgaben- und Finanzierungsplan. Nehmen Sie ggf. letzte Änderungen vor. Um den finalen Antrag abzusenden, klicken Sie im gelb eingefärbten Vorschaumodus nun auf den Button „Antrag absenden“. Bitte beachten Sie: Änderungen sind dann nicht mehr möglich. Ihr Antrag geht Ihnen umgehend nach dem erfolgreichen Absenden als PDF-Anhang per E-Mail (an die unter 1.5 genannte E-Mail-Adresse der/des Vertretungsberechtigten!) zu.

9. Drucken Sie das PDF Ihres Antrags aus der E-Mail bitte aus und senden Sie den Antrag sowie den Ausgaben- und Finanzierungsplan jeweils rechtsverbindlich unterschrieben in zweifacher Ausfertigung inklusive aller erforderlicher Anlagen (siehe Checkliste Antragsunterlagen) in einfacher Ausfertigung fristgerecht an die Koordinierungsstelle:

LKB Hessen e. V.
Koordinierungsstelle Kulturkoffer
Münchener Straße 41
60329 Frankfurt am Main

Der Antrag gilt erst dann als offiziell eingereicht, wenn der Antrag sowohl online als auch in Papierform (rechtsverbindlich unterschrieben) vollständig und fristgerecht (es gilt das Datum des Poststempels) bei der Koordinierungsstelle eingegangen ist. Bitte beachten Sie zum Thema Vollständigkeit die Checkliste Antragsunterlagen.


 Nach der Antragstellung

10. Die Koordinierungsstelle prüft die eingereichten Anträge inhaltlich und formal vor und leitet sie, insofern keine Nachforderungen notwendig sind, anschließend zur Sichtung an eine unabhängige Jury weiter. Diese tagt Ende Januar 2018 um Projekte auszuwählen und dem HMWK gegenüber Förderempfehlungen auszusprechen. Die Förderbenachrichtigung erfolgt voraussichtlich Ende Februar/Anfang März 2018.

11. Im Falle eines positiven Förderbescheids durch das HMWK können Sie nach Erhalt des Zuwendungsbescheids mit der Durchführung Ihres Projekts beginnen und bei Bedarf Ihren Mittelabruf bei der Koordinierungsstelle einreichen (Ausnahme: Gebietskörperschaften). Bitte lesen Sie zuvor alle Unterlagen, die Sie mit Ihrem Bescheid vom HMWK erhalten haben, sorgfältig durch und stellen Sie sicher, dass alle Projektverantwortlichen mit den offiziellen Bestimmungen und Regelungen rund um die Landesförderung vertraut sind. Als kleine Hilfestellung bietet das Hinweisblatt für Zuwendungsempfänger einen Überblick über die wichtigsten Punkte, zusätzlich bietet die Koordinierungsstelle für alle geförderten Projektträger zu Beginn des Förderzeitraums einen „Praxiskurs zum Umgang mit Zuwendungen im Modellprojekt Kulturkoffer“ an.

12. Dokumentieren Sie den Projektverlauf bitte mit ansprechenden Fotos, Videos oder Projektberichten (vorab unbedingt Einverständniserklärung der abgebildeten Personen einholen!) und teilen Sie diese mit anderen, indem Sie sie z.B. für den Kulturkoffer-Blog zur Verfügung stellen. Eine professionelle (Foto-) Dokumentation liefert hochwertiges Bildmaterial und kann im Projektbudget eingeplant werden. Damit alle geförderten Projekte zeitnah auf der Kulturkoffer-Website dargestellt werden können, stellen Sie der Koordinierungsstelle bitte auf Anfrage Texte und Fotos zu Ihrem Projekt zur Verfügung und informieren sie über wichtige Projekttermine wie z. B. Abschlusspräsentationen. Bitte beachten Sie, dass alle im Antrag beschriebenen Termine und Maßnahmen bis zum Jahresende stattgefunden haben und abgeschlossen sein müssen.

13. Größere Änderungen im geplanten Projektverlauf (z.B. bei der Finanzierung wg. Förderabsagen, zeitlichen Durchführung, Zielgruppenansprache/-erreichung, Wegfall von Einzelveranstaltungen etc.) müssen Sie umgehend der Koordinierungsstelle mittels des Formulars Änderungsmitteilung mitteilen und vom HMWK genehmigen lassen. Änderungen in der Finanzierung müssen zusätzlich in Form eines überarbeiteten Ausgaben- und Finanzierungsplans ausgewiesen werden. Bleiben Sie in Kontakt und informieren Sie die Koordinerungsstelle über den Projektverlauf.

14. Nachdem die Durchführung Ihres Projekts abgeschlossen ist, rechnen Sie Ihr Projekt ab, werten das Projekt und Ihre Zusammenarbeit gemeinsam mit Kooperationspartnern und Projektbeteiligten aus und nehmen an der von der Koordinierungsstelle betreuten Evaluation teil. Abschließend reichen Sie einen Verwendungsnachweis, bestehend aus Sachbericht, zahlenmäßigem Nachweis, Beleglisten über alle im Projektzusammenhang erfolgten Einnahmen und Ausgaben sowie Dokumentationsmaterial fristgerecht bei der Koordinierungsstelle ein.

Der Antrag