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Der Abschluss

 
Nachdem die Durchführung Ihres Projekts abgeschlossen ist, rechnen Sie Ihr Projekt ab, werten das Projekt und Ihre Zusammenarbeit gemeinsam mit Kooperationspartner*innen und Projektbeteiligten aus und nehmen an der von der Koordinierungsstelle betreuten Evaluation teil.

 

So geht’s:

  • Sie reichen fristgerecht, spätestens 3 Monate nach Projektabschluss, einen vollständigen Verwendungsnachweis bei der Koordinierungsstelle ein. Dieser besteht aus einem Formular des HMWK (Verwendungsnachweis), einer Gegenüberstellung des Finanzierungsplans und der tatsächlich entstanden Ausgaben (zahlenmäßiger Nachweis) und einer Belegliste über alle im Projektzusammenhang erfolgten Einnahmen und Ausgaben sowie einem Sachbericht mit Dokumentationsmaterial.

Für Gebietskörperschaften (Einrichtungen in öffentlicher Trägerschaft) gilt eine gesonderte Regelung. Im Fall einer Festbetragsfinanzierung ist ein einfacher Verwendungsnachweis (ohne Belegliste) vorzulegen. Die entsprechenden Vorlagen und Bestimmungen sind dem Bewilligungsbescheid beigefügt.

 

  • In der Gegenüberstellung von Kalkulation und tatsächlichen Ausgaben (zahlenmäßiger Nachweis) sind alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben und Einnahmen nach Kostenarten getrennt – entsprechend der Gliederung des Ausgaben- und Finanzierungsplans – einzeln (auf den Cent genau mit 2 Kommastellen) auszuweisen (finanzieller Plan-Ergebnis-Abgleich). Verschiebungen oder Veränderungen zum Plan müssten erläutert werden.

 

  • Die Belegliste ist nach den Positionen des Ausgaben- und Finanzierungsplans zu gliedern, auch hierfür ist die zum Download erhältliche Vorlage der LKB zu verwenden. Kopien der Belege müssen nicht eingesandt werden.

 

  • Aus der Belegliste müssen Belegnummer, Tag der Zahlung, Einzahler*in/Empfänger*in, Art bzw. Grund der Zahlung und der Cent genaue Zahlbetrag ersichtlich sein. Honorarausgaben und Fahrtkosten müssen nach €/Std bzw. km x 0,30€ aufgeschlüsselt werden.

 

  • Es sind grundsätzlich alle Ausgaben und Einnahmen auszuweisen und zu belegen, nicht nur die Zuwendung des Landes (also auch Eigen- und Drittmittel).

 

  • Verringern sich nach der Bewilligung die in dem Finanzierungsplan veranschlagten Gesamtausgaben für den Zuwendungszweck oder erhöhen sich die Deckungsmittel oder kommen neue Deckungsmittel (Eigen-/Drittmittel) hinzu, so verringert sich die Zuwendung (Ziff. 2 der ANBest-P).

 

  • Im Rahmen der Prüfung des Verwendungsnachweises werden Belege ggf. stichprobenhaft angefordert. Sie sind in jedem Fall verpflichtet, Originalbelege bis zehn Jahre nach Abschluss des Projekts aufzubewahren, sofern sich nicht aus anderen Vorschriften eine längere Aufbewahrungsfrist ergibt.

 

  • Die Belege (Verträge, Quittungen, Rechnungen und Kontoauszüge, die bei Ihnen im Original vorliegen) sind – sofern sie in Kopie angefordert werden sollten – in der gleichen Reihenfolge wie im Ausgaben- und Finanzierungsplan bzw. in der Belegliste einzureichen.

 

  • Im Sachbericht ist über den Verlauf (Verwendung der Zuwendung, erzieltes Ergebnis, Selbsteinschätzung etc.) unter Bezugnahme auf die im Antrag gemachten Angaben zu berichten (inhaltlicher „Plan-Ergebnis“-Abgleich). Die LKB empfiehlt einen Umfang von 5-10 Seiten. Ergänzend sind Anlagen beizufügen, die das Projekt dokumentieren (z.B. Presseberichte, Fotos, Videos, Öffentlichkeitsmaterial etc.). Gerne lassen wir Ihnen auf Anfrage einen Leitfaden für einen aussagekräftigen Sachbericht zukommen.

 

Der Abschluss