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Rechte und Pflichten – Allgemeine Grundsätze im Zuwendungsrecht

Die allgemeinen Grundsätze des Zuwendungsrechts sind der Bewilligung beigelegt. Die Koordinierungsstelle empfiehlt dringend, die Nebenbestimmungen des Bewilligungsbescheids aufmerksam zu lesen. Die Kenntnis dieser Bestimmungen ist ein wichtiger Teil Ihrer Förderung. Wir setzen voraus, dass Sie die Bedingungen, die wir Ihnen zur Verfügung stellen, kennen und danach handeln. Dies bezieht sich auch auf die Mitteilungspflicht, in die Sie mit Annahme des Bewilligungsbescheids einwilligen. Setzen Sie sich umgehend mit uns in Verbindung, sobald in Ihrem Projekt etwas nicht so läuft, wie beantragt. Gemeinsam finden wir Lösungen.

  • Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nach § 7 der Hessischen Landeshaushaltsordnung (LHO) hat oberste Priorität. Das gilt für alle Projektausgaben.
  • Nach den Verwaltungsvorschriften (VV) zu §44 LHO dürfen nur solchen Empfänger*innen Zuwendungen bewilligt werden, bei denen eine ordnungsgemäße Geschäftsführung gesichert erscheint und die in der Lage sind, die Verwendung der Mittel bestimmungsgemäß nachzuweisen.
  • Als Zuwendungsempfänger*in gehen Sie die Verpflichtung ein, sich an die Auflagen im Zuwendungsbescheid und die Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P, bzw. ANBest-GK) zu halten und Ihrer Mitteilungspflicht nachzukommen (siehe auch ANBest-P Abs. 2 und 8).
  • Bitte stellen Sie sicher, dass im Falle einer Bewilligung alle Projektverantwortlichen mit den Auflagen und Regelungen vertraut sind.

 


Hinweise zum Ausgaben- und Finanzierungsplan

Wenn Sie vor Erhalt eines Bescheides finanzielle Verpflichtungen oder andere Verbindlichkeiten eingehen (z. B. bereits Aufträge ohne Rücktrittsklausel erteilt oder Leistungen bereits bezahlt haben), so können Sie diese Ausgaben später nicht abrechnen. Daher darf die Kalkulation nur solche Ausgaben enthalten, die erst nach dem Erhalt des Zuwendungsbescheids anfallen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ausgaben aus Eigen-/Drittmitteln oder Zuwendungsmitteln finanziert werden sollen. Bei der späteren Abrechnung wird genau darauf geachtet, ob der bewilligte Projektzeitraum – der Zeitraum, in dem Sie Ausgaben tätigen dürfen – eingehalten worden ist. Dem Projekt zugehörige Zahlungen, die außerhalb des Bewilligungszeitraums getätigt werden, müssen in der Regel zurückgefordert werden.

Beachten Sie bei einer Fehlbetragsfinanzierung, dass der Finanzierungsplan hinsichtlich seines Gesamtergebnisses verbindlich ist. Einzelne Positionen im eingereichten Ausgaben- und Finanzierungsplan können aber um bis zu 50 % überschritten werden, wenn die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelpositionen ausgeglichen werden kann. Alle darüber hinaus gehenden Abweichungen sind der Koordinierungsstelle rechtzeitig (sobald bekannt) zu melden und ggf. schriftlich mittels des Formulars für Änderungsmitteilungen und zur Genehmigung vorzulegen (z. B. beim Erhalt zusätzlicher Drittmittel, siehe auch ANBest-P Abs. 8). Verschiebungen zwischen Einzelpositionen sind spätestens im Verwendungsnachweis zu begründen. Dies gilt auch für Festbetragsförderungen.

Wenn Sie Eigenmittel bzw. Drittmittel vorsehen, so beachten Sie bitte, dass diese vor Verwendung der Zuwendung zu verbrauchen sind. Erst danach dürfen die Zuwendungsmittel des Landes (also die Kulturkoffer-Mittel) verwendet werden. Überlegen Sie daher sorgsam, wie hoch Sie Eigenmittel kalkulieren. Wenn Sie Einnahmen (z. B. Eintrittsgelder) veranschlagt haben, können diese natürlich erst nach Einnahme verausgabt werden, dasselbe gilt für später bewilligte Drittmittel.

Beteiligen sich andere öffentliche Zuwendungsgeber an dem Projekt, so muss allen beteiligten Stellen ein identischer Finanzierungsplan vorgelegt werden.

Eigene und sonstige Leistungen (z.B. Ehrenamt, Arbeits- und Sachleistungen, die nicht zuwendungsfähig sind) gehören in den Eigenleistungsteil (Abschnitt D.) des Ausgaben- und Finanzierungsplans. Im Ausgaben- und Einnahmenteil dürfen nur Geldflüsse enthalten sein, die auch tatsächlich abgerechnet werden können.

Das Einbringen von Eigenleistungen kann den Fördersatz im Einzelfall erhöhen. Bitte sprechen Sie dazu die Koordinierungsstelle an.

Beispiele für Ausgaben, die nicht zuwendungsfähig sind:

  • pauschale Rechnungen ohne genaue Angaben
  • Aufwendungen für Fahrten von Projektorganisator*innen mit dem PKW oder öffentlichen Nahverkehrsmitteln von zu Hause zur Arbeitsstätte und zurück.
  • Steuerberatungskosten
  • der Abschluss von freiwilligen Versicherungen (fragen Sie ggf. nach)
  • Mitgliedsbeiträge, Mahngebühren, Verzugszinsen
  • Vertragsstrafen
  • nicht genutzte Skontoabzüge
  • Restaurant- und Barbesuche, Flaschenpfand, i. d. R. Catering und Bewirtungskosten (wenn diese nicht für die Zielgruppe anfallen) bzw. Arbeitsessen, Geschenke, etc.
  • Grundgebühren für Festnetzanschlüsse und Mobilfunkverträge
  • pauschale Telefonkosten (nur Einzelverbindungsnachweise), eventuell eine Call- by-Call Nummer nutzen; bei Flatrates gilt: nur die darüber hinaus entstandenen Kosten sind zuwendungsfähig (Einzelverbindungsnachweis)
  • Repräsentationsausgaben (Blumen, Geschenke etc.) sind nur in begründeten Ausnahmefällen anerkannt und müssen im Finanzierungsplan berücksichtigt sein.

 

Personalausgaben

Grundsätzlich müssen Honorar- bzw. Werkverträge schriftlich abgeschlossen werden und sollten u.a. folgenden Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift von beiden Vertragspartner*innen
  • Tätigkeitszeitraum (von… bis…)
  • Funktion/Aufgabe/Leistungsbeschreibungen
  • Steuernummer, Ausweisung der USt bzw., Verweis auf die Kleinunternehmer*innenregelung

Eine nachträgliche Erhöhung des Honorars ist ohne vorheriges Einverständnis der Bewilligungsbehörde nicht zuwendungsfähig. Bei Vorsteuerabzugsberechtigung dürfen nur Netto-Honorare als Ausgaben deklariert werden, da die gezahlte Mehrwertsteuer über eine Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt verrechnet werden kann. Öffentliche Zuwendungen müssen generell nicht versteuert werden.

Steuern und Gebühren

Selbständige Künstler*innen und Publizist*innen sind durch das Künstler*innensozialversicherungsgesetz (KSKG) als Pflichtversicherte in den Schutz der gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung einbezogen. Sie sind bei der Allgemeinen Ortskrankenkasse oder einer Ersatzkasse krankenversichert und bei der Bundesanstalt für Angestellte rentenversichert. Die Versicherten zahlen an die Künstlersozialkasse – wie Arbeitnehmer*innen – nur den halben Beitragsanteil. Die andere Beitragshälfte stellt gleichsam den „Arbeitgeber*innenanteil“ der Künstlersozialversicherung dar. Sie wird u.a. durch die sog. „Künstler*innensozialabgabe“ aufgebracht. Deren Prozentsatz wird bis zum 30.09. eines jeden Jahres für das nachfolgende Kalenderjahr durch eine „Künstler*innensozialabgabe-Verordnung“ vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales festgesetzt (2019: 4,2% der Entgeltzahlungen). Werden bei einer am Projekt beteiligten Honorarkraft KSK-Beiträge fällig, sollten diese direkt im Honorar miteinkalkuliert werden oder als Extraposition im Ausgaben- und Finanzierungsplan aufgeführt werden. Nach § 24 Abs. 1 (3) der Künstler*innensozialabgabe-Verordnung sind alle Unternehmer*innen verpflichtet, Künstlersozialabgaben abzuführen. Informationen erhalten Sie bei der Künstler*innensozialkasse, Langeoogstr. 12, 26384 Wilhelmshaven, Tel.: 04421-9734051500, Mo-Fr 9 bis 16 Uhr. Es muss bei der KSK eine Bestätigung der ausstehenden Zahlung beantragt werden. Diese ist dem Verwendungsnachweis in Kopie beizufügen. Der Nachweis über den abgeführten Betrag ist der Koordinierungsstelle in Kopie nachzureichen.

Im Projektantrag ist eine Erklärung darüber abzugeben, ob die Zuwendungsempfänger*innen allgemein oder für das betreffende Vorhaben zum Vorsteuerabzug nach § 15 Umsatzsteuergesetzes (UStG) berechtigt bzw. von der Umsatzsteuer nach § 20 UStG befreit sind. In diesem Fall sind im Finanzierungsplan und im Verwendungsnachweis nur Netto-Beträge ohne Mehrwertsteuer auszuweisen.

Bei Rechnungen von Privatpersonen, die eine Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer ausweist, ist die Unternehmer*inneneigenschaft der rechnungslegenden Person durch Angabe der Umsatzsteuer­identifikationsnummer (9-stellige Ust-ldNr.) nachzuweisen.

 

Transport- und Reisekosten

Reisekosten können analog zum Hessischen Reisekostengesetz anerkannt werden, wenn diese im Ausgaben- und Finanzierungsplan veranschlagt sind.

Bei Bahnfahrten werden nur Kosten der 2. Klasse erstattet. Bereits vor Projektbeginn sollten Sie alle Beteiligten darauf hinweisen, dass neben den Rechnungen auch die Original-Bahntickets bei der Verwendung der Mittel vorzulegen sind.

Als Wegstreckenentschädigung („km-Geld”) werden max. 0,30 EUR pro km anerkannt (kürzeste Route). Taxifahrten können nicht abgerechnet werden.

Wenn Sie eine private Fahrkarte für den ÖPNV haben, können keine Fahrtkosten geltend gemacht werden.

 

Im Rahmen des Projekts angeschaffte Gegenstände

Die Zuwendungsempfänger*innen haben die zur Erfüllung des Zuwendungszwecks angeschafften Gegenstände, deren einzelner Anschaffungspreis 410 EUR netto übersteigt, zu inventarisieren und die Inventarliste mit dem Verwendungsnachweis einzureichen. (Eine Mustervorlage für ein Inventarverzeichnis kann bei Bedarf bei der LKB Hessen e.V. angefordert werden.)

Mitteilungspflichten

Größere Änderungen im geplanten Projektverlauf (z.B. der Finanzierung wg. Förderabsagen, der zeitlichen Durchführung, Zielgruppenansprache/-erreichung, bei Wegfall von Einzelveranstaltungen etc.) muss umgehend die Koordinierungsstelle unterrichtet und ggf. mittels des Formulars für Änderungsmitteilung dem HMWK zur Genehmigung vorgelegt werden. Änderungen in der Finanzierung müssen zusätzlich in Form eines überarbeiteten Ausgaben- und Finanzierungsplans ausgewiesen werden. Bleiben Sie in Kontakt und informieren Sie die Koordinierungsstelle über den Projektverlauf. Bei Verletzung der Mitteilungspflicht können Rückzahlungsforderungen entstehen.

Die Zuwendungsempfänger*innen sind verpflichtet, Änderungen im Projektverlauf und/oder der Finanzierung der Koordinierungsstelle mitzuteilen, insbesondere wenn

  • sich Tatsachen ergeben, die zu einer Ermäßigung der Zuwendung führen (z.B. geringere Ausgaben, weitere Förderzusagen etc.),
  • der Verwendungszweck oder sonstige für die Bewilligung der Zuwendung maßgebliche Umstände sich ändern oder wegfallen (z.B., wenn das Projekt nicht wie geplant stattfinden kann, weil bspw. keine oder zu wenige Anmeldungen für Veranstaltungen vorliegen),
  • sich Anhaltspunkte ergeben, dass der Zuwendungszweck (das Projektziel) nicht oder mit der bewilligten Zuwendung nicht zu erreichen ist,
  • die ausgezahlten Beträge nicht innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung verbraucht werden können,
  • sich Maßnahmen bzw. das gesamte Projekt zeitlich stark verschieben oder sich strukturell ändern.

 

Rechte und Pflichten