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Die Umsetzung – Wissenswertes während der Projektphase

 

Wann darf ich mit meinem Projekt beginnen?

Mit dem Projekt dürfen Sie erst beginnen, wenn Sie einen Zuwendungsbescheid erhalten haben. Sollte die Bewilligung nicht rechtzeitig erteilt werden können, und es ist absehbar, dass Sie bereits vor Erhalt des Bescheids Aufträge vergeben bzw. Ausgaben tätigen oder mit den Projektaktivitäten beginnen müssen, dann können Sie bei der Koordinierungsstelle einen Antrag auf Erteilung einer Genehmigung zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn stellen. Nehmen Sie diesbezüglich bitte unbedingt rechtzeitig Kontakt mit uns auf. Sollte der vorzeitige Maßnahmenbeginn genehmigt werden, bedeutet das nicht automatisch, dass Ihr Projekt gefördert wird! Somit tragen Sie als Antragsteller*in allein das finanzielle Risiko. Planen Sie also Ihre Projekte zeitlich großzügiger, so dass Sie erst Mitte März Verbindlichkeiten eingehen und der eigentliche Start Ihrer Projektarbeiten hier noch genug Spielraum für die Ansprache von Teilnehmenden ist.

Ganz wichtig: sobald Sie Ihren Zuwendungsbescheid erhalten haben, lesen Sie alle Unterlagen sorgfältig durch! Stellen Sie sicher, dass alle Personen, die mit der Durchführung des Projekts zu tun haben, mit den offiziellen Bestimmungen und Regelungen rund um die Landesförderung vertraut sind! Als kleine Hilfestellung bietet das Hinweisblatt für Zuwendungsempfänger einen Überblick über die wichtigsten Punkte, zusätzlich bietet die Koordinierungsstelle für alle geförderten Projektträger zu Beginn des Förderzeitraums einen „Praxiskurs zum Umgang mit Zuwendungen im Modellprojekt Kulturkoffer“ an.

Falls möglich, beziehen Sie eine weitere Person in die administrative Abwicklung des Projektes mit ein, damit wir immer Ansprechpartner*innen haben, die in groben Zügen mit der administrativen Abwicklung vertraut sind.

 

Vorzeitiger Maßnahmenbeginn

Generell dürfen nur Projekte, die bis zum Erhalt eines Bewilligungsbescheids noch nicht begonnen wurden, Zuwendungen zur Projektförderung erhalten. Die offizielle Definition des „Vorhabenbeginns“ (also Projektstarts) besagt, dass jeder „Lieferungs- oder Leistungsvertrag bzw. jede Verbindlichkeit, die eingegangen wird“, damit gemeint ist. Das heißt z.B. Honorarverträge mit Dozent*innen, verbindliche/vertraglich geregelte Raummieten, der Druck von Flyern, Einkauf von Materialien, sowie der Beginn der Projektaktivitäten etc. – all dies dürfen Sie erst tun, wenn Sie einen offiziellen Bewilligungsbescheid in Händen halten.

Sollten Sie Ihr Projekt nicht durchführen können, wenn Sie nicht bereits vor dem erwartbaren Zeitpunkt des Bescheids (also ungefähr Anfang März) verbindlich Dinge regeln, die das beantragte Projekt betreffen, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. In unvermeidbaren Fällen können Sie bei uns einen Antrag auf vorzeitigen Maßnahmenbeginn stellen. Bedenken Sie dabei, dass eine Gewährung dieses Antrags keinen Einfluss auf die Entscheidung über die Bewilligung Ihres Gesamtprojekts nimmt. Das finanzielle Risiko für die vorzeitig durchgeführten Tätigkeiten liegt allein beim Projektträger.

 

Muss die bewilligte Fördersumme in einem bestimmten Zeitraum ausgegeben werden?

Ja, die Zuwendung muss innerhalb des Bewilligungszeitraums verausgabt werden, d.h. innerhalb des jeweiligen Haushaltsjahres (= Kalenderjahr), im Förderjahr der aktuellen Ausschreibung also spätestens bis zum 31.12.2020. Danach können dem Antragsteller keine Mittel mehr ausgezahlt werden und es dürfen keine projektbezogenen Ausgaben mehr getätigt werden. Der genaue Bewilligungszeitraum wird individuell im Zuwendungsbescheid festgesetzt und kann nur auf Antrag und maximal bis zum 31.12.2020 verlängert werden. Wir empfehlen, auch bei zeitlich kürzer angelegten Projekten, dieses späteste Datum als Projektende des Projektzeitraums zu wählen, damit Sie nach Durchführung Ihres Projekts noch genügend Zeit für die Abrechnung haben. Erfahrungsgemäß kommt es auch oft zu Verschiebungen innerhalb des Projektzeitraums, die bei einem langen Durchführungszeitraum weniger Störungen verursachen.

Neben dem Bewilligungszeitraum spielt ein weiterer Zeitrahmen eine wichtige Rolle: die 2-Monats-Regel. Mit dem Zuwendungsbescheid bekommen Sie von uns ein Formular für den Mittelabruf. (Dieses sollten Sie mehrfach kopieren.) Nachdem Sie Ihre bewilligten Drittmittel und Ihre Eigenmittel für die Projektkosten ausgegeben haben, können Sie bei uns einen Mittelabruf über die Ihnen bewilligten Fördergelder stellen. Ihre Fördermittel werden dabei nicht mit einem Mal an Sie überwiesen, sondern nur in der Höhe, die Sie voraussichtlich in den nächsten zwei Monaten für das Projekt ausgeben. Mit dem Mittelabruf unterschreiben Sie, dass Ihnen projektbezogene Rechnungen in der Höhe vorliegen bzw. sie diese zeitnah erwarten und Sie die Rechnungen innerhalb der Frist begleichen. Dabei planen Sie Ihre Projektausgaben so, dass Sie Ihre Fördermittel in einer oder zwei Raten bei uns abrufen. So erleichtern auch Sie sich die Verwaltung im Projekt.

 

Wie komme ich an mein Geld? – Mittelabruf

Wie oben beschrieben: Die Auszahlung der bewilligten Zuwendung erfolgt per Mittelabruf und darf nicht eher angefordert werden, als sie innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung für fällige Rechnungen benötigt wird. Eigen- und Drittmittel sind zuerst zu verausgaben. Alle projektbezogenen Zahlungen müssen innerhalb des bewilligten Projektzeitraums, bzw. bis zum Ende des Haushaltsjahres getätigt werden.

Werden die abgerufenen Mittel nicht innerhalb von zwei Monaten verausgabt, sind grundsätzlich für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung Zinsen zu verlangen (Ziff. 8.5 der ANBest-P). Wird dies absehbar, bitten wir Sie, die Koordinierungsstelle per Änderungsmitteilung zu informieren. Mit dem Bewilligungsbescheid erhalten Sie ein Formular für den Mittelabruf. Bitte kopieren Sie das Originalformular vor dem ersten Mittelabruf und reichen jeweils eine ausgefüllte Kopie bei der Koordinierungsstelle ein. In der Regel erfolgt der Zahlungseingang innerhalb von ein bis zwei Wochen.

Für Gebietskörperschaften (Einrichtungen in öffentlicher Trägerschaft) gelten z.T. abweichende Regelungen (siehe ANBest-GK): Bei einer Fördersumme unter 25.000 EUR können die Landesmittel erst mit dem Verwendungsnachweis abgerufen werden (siehe auch Punkt 9).

 

Bitte beachten Sie: Sollte die Koordinierungsstelle Nachforderungen haben (z.B. Kooperationsvereinbarung, Projektskizzen, Fotos für die Homepage, Terminanfragen, Drittmittelgeber), die von Ihrer Seite noch offen sind, behält sich die Koordinierungsstelle vor, den Abruf nicht freizugeben.

 

Die Umsetzung