Kulturkoffer » Die Umsetzung

Die Umsetzung

Wann darf ich mit meinem Projekt beginnen?

Mit dem Projekt dürfen Sie erst beginnen, wenn der Weiterleitungsvertrag zwischen Ihnen und der Koordinierungsstelle abgestimmt ist.

Sollte absehbar sein, dass Sie bereits vorab  Aufträge vergeben bzw. Ausgaben tätigen oder mit den Projektaktivitäten beginnen müssen, dann können Sie bei der Koordinierungsstelle einen Antrag auf Erteilung einer Genehmigung zum vorzeitigen Maßnahmenbeginn stellen. Nehmen Sie diesbezüglich bitte unbedingt rechtzeitig Kontakt mit uns auf. Sollte der vorzeitige Maßnahmenbeginn genehmigt werden, bedeutet das nicht automatisch, dass Ihr Projekt gefördert wird! Somit tragen Sie als Antragsteller*in allein das finanzielle Risiko. Planen Sie also Ihre Projekte zeitlich großzügiger, so dass Sie erst Mitte März Verbindlichkeiten eingehen und der eigentliche Start Ihrer Projektarbeiten hier noch genug Spielraum für die Ansprache von Teilnehmenden bietet.

Ganz wichtig: sobald Sie die Unterlagen zur Förderung erhalten haben, lesen Sie alle Dokumente  sorgfältig durch! Stellen Sie sicher, dass alle Personen, die mit der Durchführung des Projekts zu tun haben, mit den offiziellen Bestimmungen und Regelungen rund um die Landesförderung vertraut sind! Zusätzlich bietet die Koordinierungsstelle für alle geförderten Einrichtungen zu Beginn des Förderzeitraums einen „Crashkurs zum Umgang mit den Kulturkoffer-Fördergeldern“ an.

Falls möglich, beziehen Sie eine weitere Person in die administrative Abwicklung des Projektes mit ein, damit wir immer Ansprechpartner*innen haben, die mit der administrativen Abwicklung vertraut sind.

Vorzeitiger Maßnahmenbeginn

Generell dürfen nur Projekte, die noch nicht begonnen wurden, Zuwendungen zur Projektförderung erhalten. Die offizielle Definition des „Vorhabenbeginns“ (also Projektstarts) besagt, dass jeder „Lieferungs- oder Leistungsvertrag bzw. jede Verbindlichkeit, die eingegangen wird“, damit gemeint ist. Das heißt z.B. Honorarverträge mit Dozent*innen, verbindliche/vertraglich geregelte Raummieten, der Druck von Flyern, Einkauf von Materialien, sowie der Beginn der Projektaktivitäten etc. – all dies dürfen Sie erst tun, wenn Sie einen offiziellen Vertrag zur Förderung in Händen halten.

Sollten Sie Ihr Projekt nicht durchführen können, wenn Sie vorab nicht bereits verbindlich Dinge regeln, die das beantragte Projekt betreffen, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. In unvermeidbaren Fällen können Sie bei uns einen Antrag auf Vorzeitigen Maßnahmenbeginn stellen. Bedenken Sie dabei, dass einer Zustimmung dieses Antrags keinen Einfluss auf die Entscheidung über die Förderung hat. Das finanzielle Risiko für die vorzeitig durchgeführten Tätigkeiten liegt allein beim Projektträger.

Muss die bewilligte Fördersumme in einem bestimmten Zeitraum ausgegeben werden?

Ja, die Zuwendung muss innerhalb des Bewilligungszeitraums verausgabt werden, d.h. spätestens bis zum 31.12. des Jahres. Danach dürfen keine projektbezogenen Ausgaben mehr getätigt werden.

Der genaue Bewilligungszeitraum wird individuell in den Verträgen zur Förderung  festgelegt und kann nur auf Antrag und maximal bis zum 31.12.2022 verlängert werden. Wir empfehlen, auch bei zeitlich kürzer angelegten Projekten, dieses späteste Datum als Projektende des Projektzeitraums zu wählen, damit Sie nach Durchführung Ihres Projekts noch genügend Zeit für die Abrechnung haben. Erfahrungsgemäß kommt es auch oft zu Verschiebungen innerhalb des Projektzeitraums, die bei einem langen Durchführungszeitraum weniger Störungen verursachen.

Neben dem Projektzeitraum spielt ein weiterer Zeitrahmen eine wichtige Rolle: die 2-Monats-Regel. Mit den Verträgen zur Förderung bekommen Sie von uns ein Formular für den Mittelabruf. (Dieses sollten Sie mehrfach kopieren.) Nachdem Sie Ihre bewilligten Drittmittel und Ihre Eigenmittel für die Projektkosten ausgegeben haben, können Sie bei uns einen Mittelabruf über die Ihnen bewilligten Fördergelder stellen. Ihre Fördermittel werden dabei nicht mit einem Mal an Sie überwiesen, sondern nur in der Höhe, die Sie in den nächsten zwei Monaten für das Projekt ausgeben. Mit dem Mittelabruf unterschreiben Sie, dass Ihnen projektbezogene Rechnungen in der Höhe vorliegen bzw. sie diese zeitnah erwarten und Sie die Rechnungen innerhalb der Frist begleichen. Dabei planen Sie Ihre Projektausgaben so, dass Sie Ihre Fördermittel in einer oder zwei Raten bei uns abrufen. So erleichtern auch Sie sich die Verwaltung im Projekt.

Wie komme ich an mein Geld? – Mittelabruf

Wie oben beschrieben: Die Auszahlung der Fördergelder erfolgt per Mittelabruf und darf nicht eher angefordert werden, als sie innerhalb von zwei Monaten nach Auszahlung für fällige Rechnungen benötigt wird. Alle projektbezogenen Zahlungen müssen innerhalb des bewilligten Projektzeitraums, bzw. bis zum Ende des Haushaltsjahres, getätigt werden. Werden die abgerufenen Mittel nicht innerhalb von zwei Monaten verausgabt, sind grundsätzlich für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung Zinsen zu verlangen (Ziff. 8.5 der ANBest-P). Wird dies absehbar, bitten wir Sie, die Koordinierungsstelle per Änderungsmitteilung zu informieren. Mit den Verträgen zur Förderung erhalten Sie ein Formular für den Mittelabruf. Bitte kopieren Sie das Originalformular vor dem ersten Mittelabruf und reichen jeweils eine ausgefüllte Kopie bei der Koordinierungsstelle ein.

Bitte beachten Sie, dass wir Zeit für die Bearbeitung und Anweisung Ihrer Mittel benötigen. Wir empfehlen die Abrufe zum 15. des Monats einzureichen, damit die Mittel sicher zum 30. des Monats ausgezahlt werden. Für Gebietskörperschaften (Einrichtungen in öffentlicher Trägerschaft) gelten z.T. abweichende Regelungen (siehe ANBest-GK): Bei einer Fördersumme unter 25.000 EUR können die Landesmittel erst mit dem Verwendungsnachweis abgerufen werden (siehe auch Punkt 9).

Bitte beachten Sie: Sollte die Koordinierungsstelle Nachforderungen haben (z.B. Kooperationsvereinbarung, Projektskizzen, Fotos für die Homepage, Terminanfragen, Drittmittelgeber), die von Ihrer Seite noch offen sind, behält sich die Koordinierungsstelle vor, den Abruf nicht freizugeben.

Die Umsetzung