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IM FOKUS: Der Verwendungsnachweis – das Muss am Schluss

Das Projekt ist erfolgreich abgeschlossen und eigentlich wollen die Gedanken sich am liebsten schon mit neuen Vorhaben beschäftigen, aber…  ein Projekt, das, wie die Kulturkoffer-Projekte auch, aus öffentlichen Mitteln gefördert wird, verlangt am Ende natürlich immer einen sogenannten Verwendungsnachweis. Jetzt gilt es zum einen, darzustellen, was man alles erreicht hat – den Sachbericht zu verfassen – und zum anderen, korrekt aufzulisten, wofür man die erhaltenen Mittel genau ausgegeben hat – den Zahlenmäßigen Nachweis zu erbringen.

Der Verwendungsnachweis – nach der Kür noch mal zurück zur Pflicht
Tatsächlich ist der gewünschte Verwendungsnachweis sehr wichtig, um am Ende die abgerufenen Fördergelder auch wirklich behalten zu können und sollte auf gar keinen Fall unterschätzt werden. Stimmt das durchgeführte Projekt nicht mit den angegebenen Zahlen überein, können durchaus auch Gelder zurückfordert werden. Gleichzeitig bietet der Verwendungsnachweis aber auch die Möglichkeit, die eigene Arbeit zu resümieren und besser einzuschätzen, um mögliche Hürden bei zukünftigen Projekten leichter nehmen zu können. Ein vorbildlicher Verwendungsnachweis hinterlässt außerdem einen guten Eindruck.

Was gehört dazu?
Der Nachweis besteht aus zwei gleich wichtigen Teilen: Zahlen und Inhalt. Im Zahlenmäßigen Nachweis werden die Planzahlen (wie wurde das Projekt beantragt) mit den tatsächlichen Zahlen (wie wird das Projekt abgerechnet) gegenübergestellt, kurz: der Soll – und der Istzustand aufgeführt. Die Summen der einzelnen Positionen ergeben sich aus der Belegliste, in der die einzelnen Ausgaben entsprechend der beantragten Positionen aufgelistet werden.  Im Sachbericht wiederum sollte der Ablauf des Projekts so dargestellt werden, dass klar wird, was gut und wichtig an der geleisteten Arbeit war. Es sollte aber auch geschildert werden, wo Probleme aufgetreten sind und wie diese gelöst werden konnten. Die Prosa des Sachberichts dient immer auch dazu, Abweichungen im Zahlenmäßigen Nachweis plausibel zu erklären. Zudem ist es zweckmäßig, mit beigelegten Dokumentationsmaterialien die inhaltlichen Erläuterungen visuell zu untermalen. Zu guter Letzt gilt es noch, ein offizielles Formblatt zum Verwendungsnachweis auszufüllen, den sogenannten Mantelbogen.

Inhalte des Sachberichts
Der Sachbericht kann sich vom Umfang her zwischen zwei bis zehn Seiten bewegen, sollte also nicht dem Umfang einer Facharbeit entsprechen. Es wird hier kein sprachliches Meisterwerk erwartet, es geht um einen klaren und fokussierten Bericht darüber, was im geleisteten Projekt wirklich passiert ist. Dabei sollte klarwerden, was im Projekt erreicht werden sollte, ob es auch tatsächlich erreicht wurde und wenn nicht, warum nicht. Relevant ist hier, warum das Projekt so wichtig war und welche Effekte es z.B. bei den Teilnehmenden, den beteiligten Projektpartner*innen und der lokalen Öffentlichkeit hatte, und nicht, was der durchführende Verein/die Institution so besonders macht. Am einfachsten hält man sich an den Projektverlauf, schildert die Vorbereitung, die Zielgruppen und deren Ansprache, ob die Öffentlichkeitsarbeit funktioniert hat, die Durchführung und das Ergebnis. Besonders spannend sind natürlich auch die Zahl der erreichten Teilnehmenden und deren Feedback. Im Sachbericht hat man schließlich auch die Möglichkeit, aufzuklären, was im Zahlenmäßigen Nachweis nicht deutlich wird, wie beispielsweise besondere Eigenleistungen/ehrenamtliche Tätigkeiten, die erbracht wurden.

Dokumentationen erhellen das Bild
Gerne gesehen ist natürlich immer, wenn auch aussagekräftiges Bildmaterial dem Verwendungsnachweis beigefügt wird. Je anschaulicher das Projekt geschildert wird, desto klarer wird es schlussendlich für die prüfenden Personen in der Koordinierungsstelle Kulturkoffer und im HMWK. Kann am Ende eine Person, für die das Projekt und die damit verbundene Arbeit völlig fremd ist, den Verlauf nachvollziehen und sich gut vorstellen, was warum passiert ist, so ist das eine gute Grundlage für die Prüfung. Natürlich sollte bei Fotos immer auf die Persönlichkeitsrechte der abgebildeten Personen geachtet werden. Gibt es zwar sehr gut geeignete Fotos, aber ohne Rechte, so sollte man dies unbedingt anmerken. Einfach ausgedrucktes und nicht als digitale Datei mitgeliefertes Bildmaterial kann im Übrigen auch nicht weiterverwendet werden, dann ist man auf der sicheren Seite.

Den Zahlenmäßigen Nachweis stets genau führen
Abweichende Zahlen im Zahlenmäßigen Nachweis sollten immer gut erklärt werden. Führt der Nachweis Abweichungen zwischen den einzelnen Positionen auf, muss die Notwendigkeit dieser Änderungen ausreichend in Nachweis selbst oder auf einem extra Blatt erläutert werden. Es kann ein Anspruch auf Rückforderung geltend gemacht werden, wenn nicht alle wesentlichen Bestimmungen eingehalten wurden, wenn Mittel ganz anders als im Antrag erklärt ausgegeben wurden oder sich die Gesamtausgaben stark reduziert haben, ohne dass dies der Koordinierungsstelle rechtzeitig mitgeteilt wurde. Insofern ist es am besten, die Belegliste immer parallel zum Projektverlauf schon korrekt zu führen, das Projekt gut im Blick zu behalten und rechtzeitig Kontakt zur Koordinierungsstelle zu suchen, wenn sich etwas im Projektverlauf ändern sollte. Zum Zahlenmäßigen Nachweis wird eine Belegliste abgegeben. Nicht sinnvoll ist es, alle Belege oder Kopien direkt mitzuliefern, da die Koordinierungsstelle für die Prüfung erst mal auf Belege zugunsten der Belegliste verzichtet. Die Belege sollten allerdings bereitgehalten werden, falls während der Prüfung Fragen aufkommen oder falls das eigene Projekt in die Intensivprüfung kommt, die die Koordinierungsstelle stichprobenartig durchführen muss. Generell müssen alle Belege mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, falls das HMWK oder der Landesrechnungshof noch weiterreichende Fragen haben.

Für den Zahlenmäßigen Nachweis und die Belegliste gibt es beim Kulturkoffer bereits sehr gut vorbereitete Excel-Tabellen, die alle gewünschten Felder bereithalten. Es lohnt sich, diese während des gesamten Projektverlaufs bereits nach und nach auszufüllen, um stets den Überblick über die finanzielle Situation des Projekts zu behalten.

Der Mantelbogen fasst alles zusammen
Ist dann alles beisammen, nämlich:

  • Inhaltlicher Sachbericht
  • Zahlenmäßiger Nachweis
  • Belegliste
  • Dokumentationsmaterial (Fotos/Film/Drucksachen)

gibt es noch das offizielle Verwendungsnachweisformular – im Sprachgebrauch ist das der Mantelbogen – das ordentlich ausgefüllt (lediglich die erste und die vierte Seite) sämtliche relevanten allgemeinen Informationen über das geförderte Projekt enthält und als eine Art Deckblatt verstanden werden kann. Dieses Formular war Teil des Bewilligungsbescheids und sollte allen Kulturkofferprojekten daher bereits vorliegen. Da dies ein offizielles Formular des HMWK ist und für alle möglichen Formen der Förderung einheitlich gilt, treffen nicht immer alle Felder auf die jeweilige Förderungsart zu. Es empfiehlt sich, den Mantelbogen ganz zum Schluss und konzentriert auszufüllen, um beiden Seiten mehrfaches Nachsenden unterschriebener Unterlagen aufgrund von Flüchtigkeitsfehlern zu ersparen. Hierfür stellt die Koordinierungsstelle eine Ausfüllhilfe bereit. Vor Versand des Verwendungsnachweises ist darauf zu achten, dass sowohl der Zahlenmäßige Nachweis als auch der Mantelbogen rechtsgültig unterschrieben sind, das heißt von einer vertretungsberechtigten Person und nicht z.B. von der Projektleitung oder der Buchhaltungskraft.

Formale Auswertung
Im Kulturkoffer gehört zum Projektabschluss nicht nur der Verwendungsnachweis, sondern auch die Teilnahme an einer formalen Auswertung. Hier werden einige Hardfacts abgefragt, um die Entwicklung des Gesamtprogramms Kulturkoffer nachzuvollziehen. Der entsprechende Link zur Abfrage wird per E-Mail von der Koordinierungsstelle verschickt.

Nachfragen erwünscht – aber rechtzeitig!
Bei allen Fragen, die bei der Zusammenstellung des Verwendungsnachweises für das Kulturkofferprojekt aufkommen, hilft die Koordinierungsstelle gerne weiter, um möglichst im Vorfeld Stolpersteine gemeinsam aus dem Weg zu räumen. Neben den gewohnten Telefonsprechzeiten bietet die Koordinierungsstelle im Februar und März auch Sprechstunden an, zu denen man sich anmelden kann.

Termine:
20. und 21. Februar 2020
27. und 28. Februar 2020
05. und 06. März 2020

Am 31. März 2020 ist Stichtag zur Abgabe für die Verwendungsnachweise der in 2019 geförderten Kulturkofferprojekte – nicht verpassen!
si

Formulare
Mantelbogen Blanco
Mantelbogen Ausfüllhilfe
Infoblatt Sachbericht
Excel zahlenmäßiger Nachweis/Belegliste

Weitere Informationen
Fördermittel wissenswert – Infowebsite von Monika Vog

Webredakteur-LKB

Webredakteur-LKB

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